（個人情報に関する公表文）

■個人情報の取扱いについて

１．取引先企業（委託元）から委託された個人情報に対する当組合の利用目的について当組合は、取引先企業から委託された個人情報に対し、委託業務の契約範囲内の利用目的に限定して取扱い、他の目的には利用いたしません。

（１）会計処理業務

各種帳簿、試算表、決算書の作成その他の会計処理に関する業務

（２）労務管理業務

給与計算その他の労務管理に関する業務

（３）技能実習生受入れ業務

入国管理局への申請、届出、報告その他の手続及び監理団体として行う監理、監査等に関する業務

（４）ビジネスマッチング業務

日本及び海外の事業者の紹介、斡旋、提携に関する業務

（５）マーケティングサポート業務

日本及び海外における市場調査、市場開拓に関する業務

２．個人情報のご本人から直接個人情報を取得する場合の利用目的について当組合は、ご本人から直接個人情報を取得する場合、その都度、利用目的を明示し、その目的範囲内の取扱いに限定します。

（１）組合員の名簿作成、組合費の請求及び入金管理に関する業務

（２）セミナー・研修事業における申込み、請求、入金及び出欠確認に関する業務

（３）当組合へのお問合せに対するご連絡およびご回答のため

（４）当組合にご請求いただいた資料等の送付のため

（５）当組合の採用活動及び従業者の雇用管理のため

（６）入退室管理（当組合施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）のため

（７）当組合の個人情報保護マネジメントシステム運用（同意書、誓約書、記録票等作成）のため

■保有個人データに関する事項の周知 当組合で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

ａ）事業者の名称

愛知商工連盟協同組合

〒461-0040 名古屋市東区矢田1-3-11 愛商連本部会館

代表理事　 鹿島　均

ｂ）個人情報の保護管理者

管理者名：安田　将之

所属部署：常務理事

連絡先：052-721-0082

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

（１）組合員の名簿作成、組合費の請求及び入金管理に関する業務

（２）セミナー・研修事業における申込み、請求、入金及び出欠確認に関する業務

（３）当組合へのお問合せに対するご連絡およびご回答のため

（４）当組合にご請求いただいた資料等の送付のため

（５）当組合の採用活動及び従業者の雇用管理のため

（６）入退室管理（当組合施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）のため

（７）当組合の個人情報保護マネジメントシステム運用（同意書、誓約書、記録票等作成）のため

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

愛知商工連盟協同組合 　個人情報問合せ窓口

TEL：052-721-0082 FAX：052-721-0244

住所：〒461-0040 名古屋市東区矢田1-3-11 愛商連本部会館

E-mail：privacy@aishoren.or.jp

※お電話での受付時間は、平日の午前9時00分から午後5時30分までとなります。

ｅ）認定個人情報保護団体

現在、当組合が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

ｆ）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

　1）開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。

※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

　2）開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受付け後、当組合からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。

③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当組合に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。

④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

　3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

　　　本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

　　　戸籍謄本

　　　住民票（続柄の記載されたもの）

　　　その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し

　　　後見登記等に関する登記事項証明書

　　　その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

　　　運転免許証

　　　パスポート

　　　健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）

　　　住民票

4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円

（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置

　1）基本方針の策定

保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

　2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

　3）組織的安全管理措置

①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

　4）人的安全管理措置

①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

　5）物理的安全管理措置

①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

　6）技術的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上